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Techniques d’étude : Rencontrer votre équipe
Rencontrer votre équipe : sous-module 1 of 3 of Le travail d’équipe
Les réunions d’équipe constituent souvent une partie importante du travail d’équipe, puisqu’elles vous permettent de travailler ensemble, en équipe. Le présent module vous explique certaines stratégies afin de vous aider à mener des réunions efficaces, y compris la préparation d’ordres du jour et la prise de notes de réunion.
Conseils
- Créez un ordre du jour de sujets abordés à chaque réunion.
Le fait de planifier les sujets à aborder lors d’une réunion d’équipe peut vous aider à garder le cap et à vous rappeler de tous les points à discuter. - Prenez des notes lors de la réunion.
De telles notes, que l’on appelle « procès-verbal », vous aideront à vous rappeler ce qui a été dit lors des réunions. Elles peuvent également être utiles pour toute personne n’ayant pas pu prendre part à une réunion.
Stratégies pour des réunions de groupe efficaces
Créer un ordre du jour de réunion
Un ordre du jour de réunion est une façon utile de donner une structure à vos réunions et de vous assurer d’aborder tous les sujets voulus. Il donne également l’occasion aux membres d’équipe de se préparer pour la réunion. Visionnez la vidéo ou lisez d’autres renseignements ci-dessous sur la façon de créer un contrat de groupe.
Comment créer un ordre du jour de réunion
Tous les membres de l’équipe devraient indiquer à la personne chargée du rôle d’organisateur ou organisatrice les sujets qu’ils veulent aborder lors de la réunion. L’organisateur ou organisatrice pourra alors ajouter ces questions à l’ordre du jour. Utilisez notre Modèle d’ordre du jour de réunion et procédez comme suit :
- Remplissez les détails au sujet de la réunion, y compris le nom du projet, la classe et les date et lieu de la réunion. Vous identifiez ici à quelle réunion s’applique cet ordre du jour; assurez-vous d’éviter toute fausse communication au sujet de la réunion (quand et où).
- Sous « Quoi », ajoutez le sujet général de la discussion ou la tâche à accomplir. Par exemple : « Définir les résultats du projet ».
- Sous « Qui », écrivez le nom des personnes qui aborderont le sujet. S’il s’agit de l’équipe en entier, écrivez « Tout le groupe ».
- Sous « Comment », ajoutez d’autres détails spécifiques sur les choses à faire. Par exemple : « On demande à tout le monde de penser à deux objectifs pour le projet. Comparer les idées ainsi reçues et s’entendre sur les objectifs du projet. »
- Enregistrez l’ordre du jour et faites-le parvenir à tous les membres de l’équipe avant la réunion. Ayez en main une copie à la réunion, pour vous aider à structurer cette dernière.
Prendre des notes de réunion
Lorsque votre équipe se rencontre, il est utile de demander à une personne de prendre des notes des sujets discutés et des décisions prises. C’est ce que l’on appelle « dresser un procès-verbal ». Visionnez la vidéo ou lisez-en davantage ci-dessous au sujet des procès-verbaux.
Comment tenir un procès-verbal de réunion
Dressez le procès-verbal de la réunion au fur et à mesure que se déroulent les discussions. Utilisez notre Modèle de procès-verbal de réunion et procédez comme suit :
- Ajoutez les détails au sujet de la réunion, y compris le nom du projet, la classe, les date et lieu de la réunion et le nom de la personne qui prend les notes (c’est-à-dire le rapporteur ou la rapporteuse). Ceci permet d’identifier la réunion visée par le procès-verbal.
- Écrivez les noms de tous les membres de l’équipe prenant part à la réunion, ainsi que ceux n’ayant pu s’y présenter.
- Notez le sujet général dans la colonne intitulée « Article », p. ex., « Procéder à un remue-méninges sur les sujets visés par le projet ». Si vous avez préalablement créé un ordre du jour de la réunion, vous pouvez vous servir des points à l’ordre du jour comme guide.
- Ajoutez ensuite un résumé des discussions à ce sujet dans la colonne « Points clés », p. ex., « L’on a proposé une liste de sujets ».
- Notez tout ce qui doit être accompli pour l’article en question. Ceci donnera aux membres de l’équipe un aperçu des actions spécifiques à poser, p. ex., « Faire une recherche sur les divers sujets proposés ».
- Indiquez la date et l’heure de la prochaine réunion, si elles ont été fixées par le groupe.
- Après la réunion, faites parvenir le procès-verbal de la réunion à tous les membres de votre groupe.
Outils de réunion en ligne
Il n'est pas toujours possible ou pratique de rencontrer les membres de votre groupe en personne. Lorsque c'est le cas, vous pouvez vous rencontrer en ligne. Consultez la liste des outils ci-dessous pour trouver quelque chose qui fonctionne pour votre groupe.