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Techniques d’étude : S’entendre sur les attentes
S’entendre sur les attentes : sous-module 2 of 3 of Le travail d’équipe
Lorsque vous travaillez sur un projet d’équipe, il peut sembler parfois que les membres ne soient pas tous sur la même longueur d’onde. Le présent module propose une solution possible à ce problème : le contrat de groupe. Le contrat de groupe est une entente entre tous les membres d’une équipe, afin de permettre à toutes et tous de travailler de manière plus cohérente.
Conseils
- Fixez des attentes afin d’éviter le ressentiment.
En prenant des décisions sur des questions comme le nombre de rencontres nécessaires pour travailler ensemble sur votre projet, vous déterminez ainsi clairement les attentes des membres de l’équipe. - Évitez des charges de travail inégales en fixant des responsabilités et des rôles précis.
Déterminez qui assumera chacun des rôles nécessaires au sein de l’équipe. Ceci permet à tout un chacun de savoir comment elle ou il contribuera à l’effort collectif, tout en permettant d’éviter d’évidentes charges de travail. - Rappelez-vous que certains rôles exigent davantage de travail que d’autres.
Certains rôles – par exemple, celui d’éditeur – exigent beaucoup de travail. Lorsque vous vous mettez d’accord sur les divers rôles, essayez de partager équitablement la charge de travail; certaines membres d’équipe pourraient ainsi assumer de multiple tâches moins lourdes. - Créez un calendrier des activités afin d’éviter une ruée de dernière minute.
Pour chaque étape du projet, fixez une échéance afin que les membres de l’équipe disposent de suffisamment de temps pour terminer leurs tâches assignées. - Créez un contrat de manière collaborative.
Le contrat est une entente entre vos membres d’équipe et, par conséquent, il devrait refléter les besoins de celle-ci.
En prenant des décisions sur des questions comme le nombre de rencontres nécessaires pour travailler ensemble sur votre projet, vous déterminez ainsi clairement les attentes des membres de l’équipe.
Déterminez qui assumera chacun des rôles nécessaires au sein de l’équipe. Ceci permet à tout un chacun de savoir comment elle ou il contribuera à l’effort collectif, tout en permettant d’éviter d’évidentes charges de travail.
Certains rôles – par exemple, celui d’éditeur – exigent beaucoup de travail. Lorsque vous vous mettez d’accord sur les divers rôles, essayez de partager équitablement la charge de travail; certaines membres d’équipe pourraient ainsi assumer de multiple tâches moins lourdes. 
Pour chaque étape du projet, fixez une échéance afin que les membres de l’équipe disposent de suffisamment de temps pour terminer leurs tâches assignées.
Le contrat est une entente entre vos membres d’équipe et, par conséquent, il devrait refléter les besoins de celle-ci.Créer une entente
Au sujet des contrats de groupe
De nombreux problèmes communs relatifs au travail d’équipe peuvent être évités grâce à un peu de planification et de communication, d’où l’importance du contrat de groupe. Consultez la vidéo ou lisez davantage sur le sujet, ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un contrat de groupe?
Un contrat de groupe est un document que vous créez avec les membres de votre équipe, afin d’officialiser les attentes de tout un chacun. Il s’agit d’un document collaboratif pouvant être modifié afin de satisfaire aux besoins des membres de l’équipe. Il peut servir à diverses fins, notamment :
- Fixer les attentes de chaque membre de l’équipe.
- Faciliter la communication et il donne le ton quant aux éventuelles interactions au sein de votre équipe.
- Accroître la motivation et le sentiment d’appartenance chez tous les membres de l’équipe.
- Préciser les conséquences en cas de non-atteinte des attentes de l’équipe.
Qu’est-ce qu’un contrat de groupe?
En règle générale, un contrat de groupe comprend les éléments suivants :
- Nom et coordonnées des membres de l’équipe
- Attentes et règles de base de l’équipe, par exemple, fréquence des réunions d’équipe
- Rôles et responsabilités de chaque membre d’équipe
- Comment les conflits au sein de l’équipe seront réglés
- Description de votre projet
- Échéancier des tâches/travaux
Que vous décidiez ou non de créer un contrat en bonne et due forme, il est utile de discuter de ces points avant d’amorcer votre projet.
Vous pouvez utiliser notre Modèle de contrat de groupe pour créer votre propre contrat de groupe. Vous y trouverez dans les onglets des explications et des exemples relativement à la façon de remplir les sections du modèle.
Attentes et règles de base
Si vous êtes dans une équipe comportant trois autres membres, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez avec quatre idées différentes quant au fonctionnement de l’équipe. Votre projet d’équipe se déroulera beaucoup mieux si vous discutez au préalable des règles de base et des attentes. Visionnez la vidéo ou lisez davantage ci-dessous sur la façon de fixer des attentes.
S’entendre sur les règles de base et les attentes
Lorsque votre équipe se rencontre pour la première fois, profitez-en pour fixer des attentes et des règles de base. Celles-ci peuvent comprendre, entre autres :
- À quelle fréquence l’équipe se rencontrera-t-elle? (p. ex., toutes les semaines ou toutes les deux semaines)
- Où vous rencontrerez-vous? (p. ex., sur le campus ou chez quelqu’un)
- À quelle fréquence communiquerez-vous entre vous? (p. ex., seulement lors des réunions ou par courriel sur une base régulière)
Une fois que vous aurez déterminé le fonctionnement approprié pour votre équipe, les membres de l’équipe doivent s’engager à répondre à ces attentes.
Rôles et responsabilités
Lorsque vous travaillez en équipe, il est important de décider des responsabilités de chaque membre d’équipe. Visionnez la vidéo ou lisez-en davantage sur les rôles et responsabilités, ci-dessous.
Déterminer les rôles et responsabilités
Commencez par déterminer les rôles nécessaires pour votre équipe et les responsabilités liées à chaque rôle. Ensuite, décidez lequel membre d’équipe devra remplir lequel rôle.
Exemples de rôles :
- Leader :
- Mène les discussions et encourage tous les membres de l’équipe.
- Aide à diriger la conversation en posant des questions ouvertes et en mettant l’accent sur des déclarations positives.
- Résume et éclaircit les commentaires de l’équipe, et s’assure d’en arriver à un consensus parmi les membres de l’équipe ou de répondre aux questions pouvant survenir.
- Organisateur :
- Assure le bon suivi du projet.
- Fixe l’horaire des réunions de l’équipe et s’assure de faire respecter l’ordre du jour de chaque réunion.
- Prend des notes lors des réunions et les fait parvenir à tout le monde au terme de chaque réunion.
- Chercheur :
- Fait des recherches sur divers sujets liés au projet et présente ces renseignements à l’équipe.
- Trouve des sources et des renseignements devant servir à la rédaction des résultats du travail.
- Dépanneur/brainstormeur :
- Se penche sur les aspects positifs/négatifs des idées présentées par l’équipe et pense à de possibles solutions aux problèmes qui surviennent.
- Tente de s’assurer que le projet réponde aux attentes du travail exigé par le professeur.
- Rédacteur :
- S’assure de la rédaction du projet/du rapport/de la présentation.
- S’assure d’effectuer sa tâche à temps afin que l’éditeur dispose de suffisamment de temps pour réviser le tout.
- Éditeur :
- Compile les contributions des différents membres de l’équipe, afin d’assurer la création d’un travail cohérent.
- Édite et révise le travail complet avant de le soumettre.
- Présentateur :
- Travaille avec les autres membres de l’équipe à la création de la présentation.
- Présente le travail à la classe.
Certains rôles visent plusieurs membres de l’équipe. Ainsi, tous les membres devront probablement remplir les rôles de chercheur, rédacteur et présentateur. Vous devriez également garder à l’esprit que certains rôles – par exemple, celui d’éditeur – puissent exiger davantage de travail que d’autres.
Créer un échéancier
Il peut être tentant d’attendre à la toute dernière minute, mais dans le cas d’un travail d’équipe, il est d’autant plus important de consacrer le temps nécessaires pour accomplir toutes les tâches requises. C’est pourquoi votre équipe doit prévoir suffisamment de temps pour s’assurer que tous les membres puissent faire leur part, d’où l’importance de créer un échéancier. Visionnez la vidéo ou lisez-en davantage ci-dessous sur la création d’un échéancier de projet.
Comment créer un échéancier de travail
À l’aide de notre Modèle d’échéancier de projet (S’ouvre dans une nouvelle fenêtre), exécutez les étapes suivantes :
- Décrivez le projet. Que vous faut-il préparer pour le projet? Par exemple, devez-vous rédiger un rapport, faire une présentation, les deux?
- Déterminez les travaux de recherche à accomplir. Quels sont les renseignements et données que vous devrez trouver pour créer les produits livrables?
- Divisez votre projet en « sections » ou « étapes ».Quelles sont les diverses étapes ou sections de votre projet? Voici quelques exemples :
- Remue-méninges
- Recherche de renseignements/données
- Rédaction de sections individuelles
- Compilation des sections en un tout
- Édition/révision du travail final
- Notez la date de remise du travail, ainsi que vos dates d’échéance pour chaque étape du projet. Quelle est la quantité de travail nécessaire pour chaque étape? Par exemple, puisque les recherches exigeront davantage de travail que la séance de remue-méninges, vous devriez y prévoir plus de temps.
- Ajoutez les noms des membres de l’équipe à côté de chaque étape.Qui est responsable de chaque composante, compte tenu de son rôle au sein de l’équipe?
Organiser le tout (ou créer un contrat de groupe)
Après avoir discuté de vos attentes, attribué les rôles et responsabilités et créé un échéancier pour le projet, vous pouvez alors rédiger un contrat de groupe afin d’officialiser le tout. Visionnez la vidéo ou lisez-en davantage ci-dessous sur la création d’un contrat de groupe.
Comment créer un contrat de groupe
À l’aide de notre Modèle de contrat de groupe (S’ouvre dans une nouvelle fenêtre) , suivez les étapes ci-dessous :
- Ajoutez le nom du projet et la date de remise du projet.
- Ajoutez le nom et les coordonnées de chaque membre de l’équipe.
- Ajoutez les attentes sur lesquelles vous vous êtes mis d’accord dans la zone intitulée « Interactions personnelles ».
- Ajoutez les rôles des membres de l’équipe, tel que convenu, ainsi que les responsabilités de chaque rôle.
- Dans la zone intitulée « Distribution des charges de travail », écrivez le nom de chaque membre d’équipe affecté à chaque rôle.
- Décidez comment vous entendez gérer les conflits au sein de l’équipe. Par exemple, vous pourriez accepter de régler les conflits entre vous avant d’en parler à votre professeur.
- Ajoutez la description de votre projet, les produits livrables que vous devrez créer, ainsi que les travaux de recherche nécessaire pour entreprendre et terminer le projet.
- Ajoutez votre échéancier, y compris les diverses sections/étapes de projet, les dates d’échéance et les membres de l’équipe responsables de chaque section.
- Tous les membres de l’équipe ajoutent leur signature au bas du document, histoire d’indiquer qu’ils acceptent de respecter les conditions de l’entente.